Технологията не е изобретател - тя е изпълнител, но никога не работи сама. Нейното предимство е в това, че спестява време и средства. Например, когато проследяваме своите разходи в една програма, този "разходен файл" може да бъде внесен директно в системата за подготовка на данъци.
Във всяко едно предприятие оперира универсална система за автоматизация на дейността според неговата специфика. Сложността на съвременните програмни продукти се изразява в многообразието от възможности, които предлагат.
Най-удобното средство за получаване на помощна информация е интерактивната справочна система Help, която се съдържа в меню Help >> Index или Contents. Към нея е включена и документация в електронен или печатен вид, а допълнителна справочна информация може да се потърси в текстовия файл README към програмата. Този файл може да съдържа и пълната електронна версия на ръководството.
За улеснение всички програми са настроени първоначално така, че с тях да е възможно веднага да се започне работа. За да могат да се оценят възможностите на софтуера, най-добре е да се разгледат готови документи, изготвени с негова помощ. Тези образци също така могат да се ползват в работата. При опит с аналогични програми всичко е по-лесно. Важно условие е в процес на работа да се създават резервни копия на информационната база.
Най-важните етапи при работа със счетоводен софтуер са: инсталиране >> администриране >> счетоводно записване >> справки. Под инсталиране се има предвид въвеждане на специфичен сметкоплан. При администриране се въвеждат началните салда по сметките. Счетоводното записване се изразява в съставяне на счетоводни статии, т.е. въвеждат се кореспондиращите сметки. Обобщената информация се извежда в избрани справки в отделен файл или подготвена за печат.
Йерархичната система за съхранение на документите е с маршрут "шкаф/рафт/папка" и предоставя възможност за разграничаване на правата за достъп.