Балансът се изготвя на брутна база в двустранна форма в съответствие с определения за целта стандарт и представя информация за активите, пасивите и собствения капитал на организацията.
Данни за съставянето му се вземат от окончателната оборотна ведомост на предприятието. Когато то е новоучредено, се съставя встъпителен баланс, който установява имущественото състояние в началото на дейността.
Обектите на отчитането се отразяват в баланса по оценка в момента на придобиването им. По принцип активите се представят като текущи, които биват краткотрайни или краткосрочни и като нетекущи - дълготрайни или дългосрочни. Когато за даден актив като част от оперативния цикъл на предприятието няма очаквания, че ще се реализира през следващите 12 месеца, то той следва да бъде представен като текущ, въпреки това обстоятелство. Активите, придобити с цел продажба, също са текущи.
Приходите, които се признават в следващи отчетни периоди, се представят като приходи за бъдещи периоди, без значение че са възникнали през текущия отчетен период. По аналогия това важи и за направените разходи, чиято полза се очаква да бъде реализирана през следващи отчетни периоди и те се посочват в баланса като разходи за бъдещи периоди.
Изменения в счетводния баланс вследствие на извършените стопански операции настъпват само в актива, само в пасива, едновременно в актива и пасива в посока на увеличение и едновременно в актива и пасива в посока на намаление.
Примери:
1. Ако с фактура са закупени материали, чиято стойност е изплатена от разплащателната сметка, изменения настъпват само в актива - увеличават се материалите и намаляват паричните средства. Общата сума на баланса не се променя.
2. При изплащане на задължения към доставчици посредством краткосрочен заем изменения настъпват само в пасива на баланса, без това да променя общата сума на баланса. Задълженията към доставчиците намаляват, а се увеличават краткосрочните заеми.
3. Ако е закупен дълготраен материален актив и сумата се дължи на доставчиците, то изменения настъпват едновременно в актива и пасива на баланса - увеличават се дълготрайните активи и се увеличават задълженията към доставчиците.
4. При изплащане на фактурата за придобитото ДМА измененията са в актива и пасива в посока намаление - намаляват паричните средства и намаляват задълженията към доставчиците.
